Intern reglement

INTERN REGLEMENT 2025

Art. 1.

De voertaal in de BTC is het Nederlands.

Art. 2.

Zijn lid van de BTC:

  1. De spelende leden, die hun lidgeld als padel en/of als tennis spelend lid hebben betaald.
  2. De niet-spelende leden of barleden die hun lidgeld als niet-spelend lid hebben betaald.

Art. 3. Het lidgeld

Het lidgeld wordt jaarlijks en op voorhand door het bestuur vastgelegd.

Art. 4. Het barlidmaatschap

Iedereen die als niet-spelend lid regelmatig naar de club komt is barlidmaatschap verschuldigd. In de praktijk zal deze algemene regel als volgt worden toegepast:

  1. Vanaf de derde keer dat iemand als niet-lid op de club aanwezig is, wordt de betrokken persoon erop attent gemaakt dat barlidmaatschap verschuldigd is en dit vanaf de volgende aanwezigheid op de club. In de praktijk is barlidmaatschap dus pas verschuldigd vanaf de vierde aanwezigheid.
  2. Ouders van kinderen die les volgen moeten geen barlidmaatschap betalen voor zover ze enkel de Club betreden om hun kinderen te brengen en af te halen en/of te wachten tot de les gedaan is. Anders geldt dezelfde procedure als in art. 4a.
  3. Minderjarigen dienen nooit barlidmaatschap te betalen.

Art. 5. De gastspe(e)l(st)er

Een gastspeler kan worden toegelaten onder de volgende voorwaarden:

  1. Een gastspe(e)l(st)er kan slechts door een spelend lid worden uitgenodigd.
  2. Eenzelfde gastspe(e)l(st)er kan slechts driemaal per seizoen worden uitgenodigd.
  3. Het lid dat een gastspe(e)l(st)er ontvangt is verplicht om op voorhand bij de reservatie de gastspeler(s) te selecteren, met online betaling.
  4. Het lid van de club, ook als het een jeugdlid is, is voor zijn/haar gast verantwoordelijk.
  5. De spe(e)l(st)ers en supporters van andere clubs die tornooi en interclub komen spelen, vallen niet onder de regels van art. 4 en 5.

Art. 6. De padel-en tennisinstallaties

Alleen spelende leden en hun eventuele gasten hebben toegang tot de padel/tennisbanen. De niet spelende leden en gasten hebben alleen toegang tot het clubhuis en de omgeving.

 Art. 7. Openingsuren clubhuis

  1. Zomerperiode: van 1 april tot 30 september zijn toegankelijk:
    1. De kleedkamers alle dagen vanaf 08:30 uur.
    2. De cafetaria:
      1. Op weekdagen exclusief maandag: vanaf 10:00 uur.
      2. Op maandag: vanaf 17:00 uur.
  • Op weekend en feestdagen: vanaf 09:00 uur.
  1. Tijdens dagen van competitie vanaf 08:45 uur.
  1. Winterperiode: van 1 oktober tot 31 maart zijn toegankelijk:
    1. De kleedkamers: 15 min. voor het eerste vast verhuurde terrein.
    2. De cafetaria: vanaf 15 min. voor het verstrijken van het eerste vast verhuurde uur.
    3. Tijdens de winterperiode geldt van dinsdag tot en met vrijdag een sluitingsuur, nl. 1.00u, behoudens indien er nog voldoende personen aanwezig zijn om redelijk te consumeren.
    4. De keuken dient op de normale tijdstippen van de dag maaltijden te bereiden, minstens tussen 12.00 en 14.30u en tussen 18.00 en 22.00u (21.00u in de winterperiode), behalve op maandag.

Art. 8. De padel/tennisterreinen

  1. De terreinen zijn ter beschikking vanaf 08:00 uur (minimaal 2 van de tennisterreinen). In de winter vanaf 9:00 uur.
  2. Een spe(e)l(st)er kan de terreinen maar betreden na reservatie. Spelen zonder reservatie of op valse namen: forfaitaire boete van 25 euro per terrein vermeerderd met gastspelerbijdrage indien gespeeld is met een niet-lid.
  3. Na iedere partij moeten de spe(e)l(st)ers de tennisbanen vegen. In de zomer moeten voor iedere partij de tennisterreinen worden besproeid, indien nodig.
  4. Iedereen draagt mee zorg voor de netheid op en rond de terreinen.
  5. Tijdens een match wordt de stilte op de terreinen geëerbiedigd.
  6. Tennisschoenen en tenniskledij zijn verplicht (geen joggingschoenen).
  7. Tijdens de wintertennis en de padel, verwittigen de spe(e)l(st)ers de uitbater van zodra de verlichting mag uitgeschakeld worden.
  8. In principe is het verboden honden mee te brengen naar de club. Tijdens wedstrijden met andere clubs of spelers is er enige gedoogzaamheid op deze regel, wel te verstaan dat honden aan de leiband moeten worden gehouden en geenszins het clubhuis mogen betreden.

Art. 9. Bezetting en reservering van de terreinen

De reserveringmodaliteiten voor zomer- en wintertennis zijn verschillend. Het Bestuur heeft het recht deze aan te passen in de loop van het seizoen.

  1. Reservaties zomertennis:
    1. Een tennisterrein kan door individuele spelers voor maximaal 1 uur worden bezet:
      1. De terreinen 1, 2, 3, 4 worden vrij gegeven op het halve uur.
      2. De terreinen 5, 6, 7, 8 worden vrij gegeven op het volle uur.
  • De terreinen 1, 2, en 3 in de hal worden vrij gegeven op het uur.
  1. Online reservering via tennisenpadelvlaanderen.be.
    1. Alle terreinen en de hal.
    2. Reserveren kan maximaal 7 dagen op voorhand gebeuren.
  • De speler kan maximaal 2 lopende reservaties hebben.
  1. Indien een spe(e)l(st)er in de zomertennis niet meer kan reserveren door de beperking onder art.9, a, b, iii, kan hij/zij op vrij liggende velden spelen, ondanks de bepalingen van art 8, b, tot er zich andere gegadigden aandienen.
  2. In de zomermaanden kan ook gereserveerd en gespeeld worden in de hal zonder bijkomende kosten, wel mits volgende restricties: uw reservatie kan bij regenweer (ook last minute) afgeschaft worden, omdat er voorrang gegeven wordt aan tennislessen en competities (in deze volgorde). De verantwoordelijke van de tennisschool en de verantwoordelijke voor de competitiecommissie beslissen hierover. Uiteraard, waar het mogelijk is wordt hier op geanticipeerd.
  3. Reservaties – activiteiten:
    1. Het bestuur kan op voorhand terreinen reserveren voor groepsactiviteiten zoals lessen, interclub wedstrijden, tornooien en andere georganiseerde activiteiten.
    2. Hierbij zal ernaar worden gestreefd om steeds 2 tennisterreinen voor individuele reservering vrij te houden.
  4. Etiquette regels voor bezetting en reservatie:
    1. Bij grote drukte geeft men voorrang aan wie nog niet heeft gespeeld.
    2. Bij grote drukte kan men tot dubbelspelen worden verplicht.
  • Op woensdag middag hebben de jeugdspe(e)l(st)ers tot 14 jaar voorrang.
  1. Jeugdspe(e)l(st)ers tot 14 jaar worden geacht op weekdagen niet met elkaar te spelen na 19:00 s’ avonds.
  2. Wie overdag kan spelen mijdt best de avonduren (weekdagen vanaf 19:00 uur).
  3. Interclub- en tornooispelers geven op dagen van interclubwedstrijden of tornooien op de club voorrang aan niet-interclubspelers of niet-deelnemers aan de tornooien.
  • Jeugdspe(e)l(st)ers worden geacht op de dag dat ze zelf les hebben geen terreinen te reserveren tijdens alle uren van de jeugd les, tenzij er terreinen vrij liggen.
  • In de vakantiemaanden geven jeugdspe(e)l(st)ers voorrang aan de volwassenen op weekdagen vanaf 19:00 uur.
  1. Bezetting en reservatie winter-tennis:
    1. De officiële winterperiode loopt van 1 oktober t.e.m. 31 maart van het volgende jaar.
    2. De terreinen zijn niet vrij bespeelbaar, maar worden verhuurd volgens modaliteiten en prijzen vastgesteld door het bestuur.
    3. Verhuurmodaliteiten: vaste verhuur voor gans de winterperiode en losse verhuur.
    4. Prijzen van verhuur worden in de loop van het zomerseizoen aan de leden bekendgemaakt.
    5. De terreinen worden bij voorrang verhuurd aan BTC-leden.
    6. Niet BTC-leden kunnen eveneens gebruik maken van de ballon als ze het winterlidgeld betalen. Zowel bij seizoen verhuur als bij losse verhuur kunnen spelende leden een niet-BTC lid uitnodigen. De regels van Art. 5. gelden ook in de winter.
    7. Het bestuur heeft het recht maximaal 2 maal per winterseizoen alle terreinen op te eisen voor groepsactiviteiten, zoals v.b. een tornooi.
    8. Reservering van niet vast verhuurde terreinen is enkel mogelijk via het online reservatiesysteem, en maximaal 7 dagen op voorhand.
    9. Bij reservatie op de dag van spelen is het open zijn van de cafetaria niet gegarandeerd.
  1. Bezetting padelterreinen:

1.Deze zijn alleen online te reserveren via de website van Tennis en Padel Vlaanderen. Reservaties maximum 7 dagen op voorhand met maximum twee lopende reservaties. Het bestuur kan ook terreinen reserveren voor activiteiten.

2.Je kan enkel met 4 spelers reserveren. Met 2 reserveren is niet mogelijk.

3.Er komt een ledenstop op ‘enkel padel’ leden zodra er 300 dergelijke leden zijn per jaar.  Tennisleden mogen zich nog steeds extra inschrijven als padellid.

4.We handhaven de solidariteit om iedereen maximaal aan bod te laten komen. Daarom zal er intensief gecontroleerd worden dat iedereen de reserveringsregels volgt. Degenen die onder valse namen gastspelers uitnodigen of reservaties vastleggen, zullen een boete van 25 € betalen, vermeerderd met de bijdrage voor de gastspeler(s). Bij een tweede overtreding worden ze 2 weken geschorst als speler (hun naam wordt gedurende die periode op non-actief gezet in het reserveringssysteem van Tennis en Padel Vlaanderen). Herhaalde recidivisten kunnen als lid geschrapt worden zonder terugbetaling van lidgeld.

Art. 10. Tennis- en padellessen

  1. Ieder BTC-lid heeft het recht om, hetzij individueel, hetzij in groep, lessen te volgen of te worden getraind op vooraf gereserveerde terreinen.
  2. Alleen de BTC tennisschool is bevoegd deze lessen en trainingen tegen betaling te geven.
  3. Alle lesactiviteiten vallen onder de bevoegdheid van de BTC tennisschool, tenzij ouder-kind relatie.
  4. Voor tennislessen aan de jeugd (lentelessen, zomer- en tornooistage) worden maximaal 4 terreinen + terrein 8 tegelijkertijd voorbehouden.
  5. Tennislessen aan volwassenen worden bij voorkeur op terrein 7 gegeven.
  6. Nieuwe tennisleden hebben recht op 5 gratis groepstennislessen, te geven door de BTC tennisschool op vooraf vastgestelde uren.

Art. 11. Camera’s op BTC

1.Inleiding:

Tijdens de RVB op 3/3/2021 is besloten tot aanschaf en in gebruikstelling van cameratoezicht.

Dit protocol geeft onder andere een beschrijving van de praktische uitvoering van het cameratoezicht mede met het oog op de bescherming van de privacy van de bezoekers van ons complex.

Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de BTC.

2.Doelstelling

De BTC ziet erop toe dat elk lid de regels naleeft die zijn verwoord in het intern reglement. Cameratoezicht wordt ingezet om aan dit doel bij te dragen.

Het cameratoezicht zal daarnaast, door de preventieve werking die er vanuit gaat, rust en een gevoel van veiligheid creëren. Daarnaast zal het cameratoezicht in geval van incidenten duidelijkheid kunnen verschaffen over de toedracht en daarmee samenhangend met een goede afhandeling daarvan. Concreet wordt het camerabewakingssysteem ingezet voor:

  • Het verhogen van het algemene leefbaarheids- en veiligheidsgevoel;
  • Het beschermen van eigendommen;
  • Het voorkomen/minimaliseren van overlast;
  • Het voorkomen/minimaliseren van vernieling en vandalisme;
  • Het voorkomen/minimaliseren van criminele activiteiten;
  • Het ondersteunen van private- en strafrechtelijke procedures.

3.Privacy:

De camera’s werken 24 uur per dag en worden geactiveerd door bewegingen.

De beeldinformatie wordt digitaal vastgelegd en is daarmee een persoonsregistratie in de zin van de wet.

De inzet van de camera’s vereist dan ook een integer gebruik en een uiterste bescherming van de privacy.

Het bestuur zal zeer zorgvuldig omgaan met de beelden om de privacy van de leden en hun gasten te waarborgen.

Opgenomen beelden zullen op geen enkele wijze door het bestuur openbaar worden gemaakt.

Het bestuur van de BTC heeft op verschillende plaatsen op het complex een logo geplakt waaruit blijkt dat er een camerabewakingssysteem gemonteerd is.

De beelden worden enkel en alleen gebruikt voor het bovengenoemde doel.

4.Procedure en bevoegdheden:

De beelden kunnen slechts in de volgende gevallen bekeken en veiliggesteld worden voor onderzoek:

  • Indien er een overtreding heeft plaatsgevonden van het Intern Reglement;
  • Indien er een strafbaar feit plaats heeft gevonden.

Afhankelijk van de aard van de overtreding worden de volgende acties ondernomen:

  • Overtreding van het Intern Reglement (IR): het bewuste lid wordt door het bestuur op het gedrag aangesproken, op voorwaarde dat de camerabeelden een duidelijk signalement laten zien. Opgenomen beelden kunnen worden getoond aan de personen die op deze beelden voorkomen. Verder wordt volgens de bepalingen in het IR en boetereglement gehandeld.
  • Vernieling en overige criminaliteit: het bestuur van de BTC doet altijd aangifte bij de politie. Beelden worden aan de politie overgedragen. Het bestuur van de BTC verhaalt de kosten van herstel zoveel als mogelijk op de dader.

Bevoegd tot het bedienen van de opnameapparatuur zijn de bestuursleden van de BTC. Deze personen zijn bevoegd opnames veilig te stellen op daarvoor bedoelde media of op papier.

In verband met privacy zullen de beelden slechts dan bekeken en veilig gesteld worden als er geen andere personen aanwezig zijn dan personen van de RVB. Iedereen die gefilmd wordt, heeft recht op inzage in de beelden. Om dit recht uit te oefenen volstaat een gemotiveerd verzoek aan het bestuur van de BTC. Er kan alleen aanspraak gemaakt worden op beelden van de persoon waar het verzoek van afkomstig is. De beelden worden alleen na vertoon van geldige legitimatie overgedragen.

5.Installatie en bewaarduur

De recorder staat opgesteld in een afgesloten BTC-ruimte. Beelden kunnen in de betreffende ruimte en via een beveiligde internetverbinding geraadpleegd worden. Het camerabewakingssysteem is voorzien van een wachtwoord, dat alleen bekend is bij het bestuur. De opnameapparatuur bewaart de beelden automatisch. De beelden zullen, indien niet apart veiliggesteld vanwege redenen zoals in artikel 4 genoemd, na het vol raken van de opnameapparatuur automatisch overschreven worden. Hierbij zullen de oudste opnames als eerste worden overschreven.

6.Klachten:

Klachten aangaande de camerabeveiliging en afhandeling van verzoeken om inzage en verstrekking dienen te worden ingediend bij het bestuur van de BTC.

Wanneer in onderling overleg niet tot een oplossing wordt gekomen kan de betrokkene besluiten zijn klachten ter bemiddeling voor te leggen aan de Gegevensbeschermingsautoriteit.

7.Slotbepaling

Als om een dringende reden van het protocol moet worden afgeweken, is het bestuur van de BTC bevoegd om hiertoe een beslissing te nemen.

Art. 12. Rookverbod

Er geldt een rookverbod op en rond de terreinen alsook in het clubhuis van BTC.